Wat is een factuur en waarom is het belangrijk?
Een factuur is een officieel document waarmee je betaling vraagt voor geleverde goederen of diensten. Het is niet alleen een betalingsverzoek aan je klant, maar ook een essentieel onderdeel van je administratie voor de Belastingdienst.
Een correcte factuur zorgt voor:
• Snellere betaling: Duidelijke facturen worden sneller betaald.
• BTW-aftrek: Je zakelijke klanten hebben een geldige factuur nodig om de BTW terug te vragen.
• Bewijslast: Het is het juridische bewijs van de transactie en de betalingsverplichting.
• Professionele uitstraling: Een nette factuur wekt vertrouwen.
Stappenplan: Zelf een factuur maken
Wil je zelf een factuur maken? Volg dan deze stappen om er zeker van te zijn dat je niets vergeet.
Stap 1: Verzamel je bedrijfsgegevens
Zorg dat je eigen gegevens compleet zijn: bedrijfsnaam, adres, KvK-nummer, BTW-nummer en IBAN.
Stap 2: Vraag de gegevens van je klant
Voor zakelijke facturen heb je de volledige bedrijfsnaam en het adres van je klant nodig. Bij verkoop aan particulieren is dit minder strikt, maar wel aan te raden.
Stap 3: Bepaal het factuurnummer
Gebruik een uniek, opeenvolgend nummer. Bijvoorbeeld: 2025-001, 2025-002, etc. Je mag geen gaten laten vallen in de nummering.
Stap 4: Omschrijf de levering
Wees duidelijk over wat je hebt geleverd. 'Diensten januari' is vaak te vaag. Specificeer uren, producten of projectonderdelen.
Stap 5: Bereken de bedragen
Vermeld het bedrag exclusief BTW, het BTW-percentage (21%, 9% of 0%), het BTW-bedrag en het totaalbedrag inclusief BTW.
Verplichte gegevens op een factuur
De Belastingdienst stelt strenge eisen aan facturen. Als je factuur niet aan deze eisen voldoet, mag je klant de BTW niet aftrekken en kun jij een boete krijgen. Zorg dat de volgende gegevens altijd op je factuur staan:
• Je eigen gegevens: Bedrijfsnaam, adres, KvK-nummer, BTW-nummer.
• Gegevens van de afnemer: Naam en adres. Bij B2B (zakelijk) ook het BTW-nummer van de klant (vooral bij export binnen EU).
• Factuurnummer: Uniek en opeenvolgend.
• Factuurdatum: De datum waarop je de factuur verstuurt.
• Leverdatum: De datum waarop de goederen of diensten zijn geleverd.
• Omschrijving: Duidelijke omschrijving van de goederen of diensten.
• Aantal en prijs: Hoeveelheid en prijs per stuk (excl. BTW).
• BTW-tarief: Het toegepaste tarief (21%, 9%, 0% of vrijgesteld).
• BTW-bedrag: Het bedrag aan BTW in euro's.
• Totaalbedrag: Het te betalen bedrag (incl. BTW).
Manieren om facturen te maken: Word/Excel vs. Software
Je kunt op verschillende manieren facturen maken. Wat voor jou het beste werkt, hangt af van de grootte van je bedrijf en het aantal facturen.
1. Factuur maken in Word of Excel
Veel starters beginnen hiermee. Je maakt een sjabloon en vult deze telkens handmatig in.
Voordeel: Gratis en flexibel.
Nadeel: Foutgevoelig (verkeerde optelling, dubbele nummers), tijdrovend en oogt minder professioneel.
2. Online factuurprogramma
Speciale software voor boekhouding en facturatie.
Voordeel: Automatische nummering, iDEAL-betaallinks, professionele lay-out.
Nadeel: Maandelijkse kosten.
3. Geautomatiseerde facturatie (voor webshops)
Heb je een webshop (Shopify, WooCommerce, bol.com)? Dan is handmatig factureren geen optie. Gebruik een tool zoals Winkel Factuur om automatisch facturen te genereren en te versturen bij elke bestelling.
Voordeel: Geen handwerk, altijd foutloos, directe koppeling met je webshop.
Factuur maken met BTW verlegd
Soms moet je een factuur maken met 'BTW verlegd'. Dit betekent dat jij geen BTW in rekening brengt, maar dat de klant de BTW zelf moet aangeven in zijn eigen land. Dit komt voor bij:
• Onderaanneming in de bouw en schoonmaak.
• Levering van mobiele telefoons, chips en laptops (boven een bepaald bedrag).
• Export naar ondernemers in andere EU-landen (Intracommunautaire levering).
Op de factuur zet je dan geen BTW-bedrag, maar de tekst 'BTW verlegd' (of 'VAT Reverse Charge' voor buitenland). Vermeld altijd het BTW-nummer van de klant.
Veelgemaakte fouten bij het opstellen van facturen
Voorkom deze veelgemaakte fouten:
• Verkeerd BTW-tarief: Controleer of je 21% of 9% moet rekenen.
• Geen opeenvolgende nummers: Gaten in je nummering roepen vragen op bij de Belastingdienst.
• Te late facturatie: Je moet uiterlijk op de 15e van de maand na levering factureren.
• Ontbrekende gegevens: Vergeet je KvK-nummer of BTW-nummer niet.
• Factuur niet bewaren: Je hebt een bewaarplicht van 7 jaar.
Automatisch facturen versturen met Winkel Factuur
Verkoop je online? Dan is het handmatig maken van facturen zonde van je tijd. Winkel Factuur koppelt direct met jouw webshop (Shopify, WooCommerce, bol.com, Amazon) en maakt automatisch een perfecte factuur voor elke bestelling.
• Bespaar tijd: Nooit meer gegevens overtypen.
• Voorkom fouten: Altijd het juiste BTW-tarief en factuurnummer.
• Professioneel: Facturen in jouw eigen huisstijl.
• Meertalig: Automatisch facturen in de taal van je klant.
Probeer het nu gratis en ontdek het gemak van geautomatiseerde facturatie.