Rechten en Plichten
1. Heb ik als consument recht op een factuur?
Niet altijd. Bij verkoop aan particulieren (B2C) is een factuur alleen verplicht bij groothandel (bijv. Makro), verkoop van nieuwe vervoermiddelen naar andere EU-landen, en bij verkoop op afstand (webshops) boven bepaalde bedragen of naar het buitenland. In de meeste winkels is een kassabon voldoende. Echter, als je erom vraagt, zullen de meeste bedrijven wel een factuur willen maken.
2. Is een bedrijf verplicht een factuur te sturen?
Aan andere ondernemers (B2B): Ja, altijd. Dit moet voor de 15e van de maand na levering. Aan consumenten (B2C): Meestal niet, tenzij het gaat om specifieke gevallen zoals hierboven genoemd.
3. Heb ik recht op een papieren factuur?
Nee, een digitale factuur (PDF) is wettelijk gelijkgesteld aan een papieren factuur. De ontvanger moet wel akkoord gaan met elektronische facturatie, maar in de praktijk (zeker bij webshops) staat dit vaak in de algemene voorwaarden.
4. Wat als ik geen factuur krijg?
Als je ondernemer bent, heb je een factuur nodig voor je BTW-aftrek. Vraag erom bij de leverancier. Stuurt hij deze nog steeds niet? Dan kun je zelf een factuur maken (self-billing) in overleg, of de uitgave boeken zonder BTW-teruggave (maar wel als kosten).
5. Wat als een bedrijf geen factuur stuurt?
Als consument is dit meestal geen probleem, tenzij je garantie wilt claimen (dan is een betaalbewijs vaak ook genoeg). Als zakelijke klant kun je de leverancier in gebreke stellen en eisen dat ze alsnog een factuur sturen.
Termijnen en Tijd
6. Hoe lang heeft een bedrijf om een factuur te sturen?
De wettelijke termijn is: uiterlijk op de 15e dag van de maand volgend op de levering. Lever je op 3 januari? Dan moet de factuur er voor 15 februari zijn.
7. Hoe lang mag men wachten om een factuur te sturen?
Zie hierboven. Als je te laat factureert, riskeer je een boete van de Belastingdienst (maximaal €5.278).
8. Kan een bedrijf na een jaar nog een factuur sturen?
Ja. De verjaringstermijn voor zakelijke vorderingen is 5 jaar. Voor consumentenkoop is dit 2 jaar. Een bedrijf mag dus ook na een jaar nog een factuur sturen, en jij moet die betalen (tenzij verjaard).
9. Wat als je te laat factureert?
Je loopt risico op een boete. Daarnaast komt het onprofessioneel over en kan de klant lastiger doen over de betaling. Voor de BTW moet je de omzet aangeven in het tijdvak waarin je had moeten factureren.
10. Wat is de wettelijke betaaldatum voor een factuur?
De wettelijke betaaltermijn voor bedrijven (B2B) is standaard 30 dagen, tenzij anders afgesproken (maximaal 60 dagen). Voor consumenten is er geen wettelijke termijn, maar is 14 of 30 dagen gebruikelijk. Dit moet wel duidelijk vermeld staan.
Betaling en Problemen
11. Wat moet ik doen als mijn klant zijn factuur niet betaalt?
Stuur eerst een vriendelijke herinnering. Daarna een aanmaning. Als er nog niet betaald wordt, kun je een incassobureau inschakelen. Zorg dat je dossier (factuur, herinneringen) compleet is.
12. Hoe kan ik verkopen zonder factuur?
Als ondernemer mag je in principe niet 'zwart' verkopen. Alles moet in je administratie. Voor kleine bedragen aan particulieren mag je wel een kassabon gebruiken of een dagstaat bijhouden in plaats van losse facturen.
13. Hoe lang mag ik over een factuur doen?
Als klant moet je betalen binnen de gestelde termijn. Doe je dit niet, dan ben je in verzuim en mag de leverancier wettelijke rente en incassokosten rekenen.
14. Wat is een winkelfactuur?
Dit is een term die vaak gebruikt wordt voor een aankoopbewijs in een fysieke winkel (kassabon) of een factuur van een webshop. In onze context is Winkel Factuur de naam van onze software die webshop-facturatie automatiseert.
15. Mag ik een factuur weigeren?
Alleen als de factuur onjuist is (bijv. verkeerd bedrag, niet geleverd). Je moet dan 'protesteren' tegen de factuur. Doe dit schriftelijk en zo snel mogelijk.