Qu'est-ce qu'une facture et pourquoi est-elle importante ?
Une facture est un document officiel demandant le paiement de biens ou de services fournis. Ce n'est pas seulement une demande de paiement à votre client, mais aussi une partie essentielle de votre administration pour les autorités fiscales.
Une facture correcte assure :
• Paiement plus rapide : Les factures claires sont payées plus rapidement.
• Déduction de la TVA : Vos clients professionnels ont besoin d'une facture valide pour récupérer la TVA.
• Preuve de transaction : C'est la preuve juridique de la transaction et de l'obligation de paiement.
• Image professionnelle : Une facture soignée inspire confiance.
Étape par étape : Faire une facture soi-même
Vous voulez faire une facture vous-même ? Suivez ces étapes pour ne rien oublier.
Étape 1 : Rassemblez vos informations d'entreprise
Assurez-vous que vos propres informations sont complètes : nom de l'entreprise, adresse, numéro de Chambre de Commerce, numéro de TVA et IBAN.
Étape 2 : Demandez les informations de votre client
Pour les factures professionnelles, vous avez besoin du nom complet et de l'adresse de votre client. Pour les ventes aux particuliers, c'est moins strict mais recommandé.
Étape 3 : Déterminez le numéro de facture
Utilisez un numéro unique et séquentiel. Par exemple : 2025-001, 2025-002, etc. Vous n'avez pas le droit de laisser des trous dans la numérotation.
Étape 4 : Décrivez la livraison
Soyez clair sur ce que vous avez livré. 'Services janvier' est souvent trop vague. Précisez les heures, les produits ou les parties du projet.
Étape 5 : Calculez les montants
Indiquez le montant hors TVA, le taux de TVA (21%, 9% ou 0%), le montant de la TVA et le montant total TTC.
Mentions obligatoires sur une facture
Les autorités fiscales ont des exigences strictes pour les factures. Si votre facture ne répond pas à ces exigences, votre client ne peut pas déduire la TVA et vous risquez une amende. Assurez-vous que les informations suivantes figurent toujours sur votre facture :
• Vos coordonnées : Nom de l'entreprise, adresse, n° CdC, n° TVA.
• Coordonnées du client : Nom et adresse. Pour le B2B (entreprise), également le numéro de TVA du client (surtout pour l'exportation au sein de l'UE).
• Numéro de facture : Unique et séquentiel.
• Date de facture : La date à laquelle vous envoyez la facture.
• Date de livraison : La date à laquelle les biens ou services ont été livrés.
• Description : Description claire des biens ou services.
• Quantité et prix : Quantité et prix unitaire (hors TVA).
• Taux de TVA : Le taux appliqué (21%, 9%, 0% ou exonéré).
• Montant de la TVA : Le montant de la TVA en euros.
• Montant total : Le montant à payer (TTC).
Façons de faire des factures : Word/Excel vs Logiciel
Vous pouvez créer des factures de différentes manières. Ce qui fonctionne le mieux pour vous dépend de la taille de votre entreprise et du nombre de factures.
1. Facture dans Word ou Excel
Beaucoup de débutants commencent par là. Vous créez un modèle et le remplissez manuellement à chaque fois.
Avantage : Gratuit et flexible.
Inconvénient : Sujet aux erreurs (mauvais calcul, numéros en double), chronophage et moins professionnel.
2. Logiciel de facturation en ligne
Logiciel spécial pour la comptabilité et la facturation.
Avantage : Numérotation automatique, liens de paiement, mise en page professionnelle.
Inconvénient : Coûts mensuels.
3. Facturation automatisée (pour boutiques en ligne)
Vous avez une boutique en ligne (Shopify, WooCommerce, bol.com) ? Alors la facturation manuelle n'est pas une option. Utilisez un outil comme Winkel Factuur pour générer et envoyer automatiquement des factures pour chaque commande.
Avantage : Pas de travail manuel, toujours sans erreur, intégration directe avec votre boutique.
Facturation avec autoliquidation de la TVA
Parfois, vous devez créer une facture avec 'Autoliquidation de la TVA'. Cela signifie que vous ne facturez pas la TVA, mais que le client doit déclarer la TVA dans son propre pays. Cela se produit avec :
• Sous-traitance dans la construction et le nettoyage.
• Livraison de téléphones portables, puces et ordinateurs portables (au-dessus d'un certain montant).
• Exportation vers des entrepreneurs dans d'autres pays de l'UE (Livraison intracommunautaire).
Sur la facture, vous n'indiquez pas de montant de TVA, mais le texte 'TVA autoliquidée' (ou 'VAT Reverse Charge'). Mentionnez toujours le numéro de TVA du client.
Erreurs courantes lors de la création de factures
Évitez ces erreurs courantes :
• Mauvais taux de TVA : Vérifiez si vous devez facturer 21% ou 9%.
• Numéros non séquentiels : Les trous dans votre numérotation soulèvent des questions auprès des autorités fiscales.
• Facturation tardive : Vous devez facturer au plus tard le 15 du mois suivant la livraison.
• Informations manquantes : N'oubliez pas votre numéro CdC ou numéro de TVA.
• Ne pas conserver les factures : Vous avez une obligation de conservation de 7 ans.
Envoyer des factures automatiquement avec Winkel Factuur
Vous vendez en ligne ? Alors créer des factures manuellement est une perte de temps. Winkel Factuur se connecte directement à votre boutique en ligne (Shopify, WooCommerce, bol.com, Amazon) et crée automatiquement une facture parfaite pour chaque commande.
• Gagnez du temps : Ne ressaisissez plus jamais de données.
• Évitez les erreurs : Toujours le bon taux de TVA et numéro de facture.
• Professionnel : Factures à votre image.
• Multilingue : Factures automatiques dans la langue de votre client.
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