Qu'est-ce que l'UBL ? Définition et explication
UBL signifie Universal Business Language – une norme internationale pour l'échange de documents commerciaux électroniques, tels que les factures, les avoirs et les commandes.
En termes simples : L'UBL est un langage standardisé dans lequel les données de facturation sont stockées dans un fichier XML. Tout comme le PDF est une norme pour les documents qui ont la même apparence partout, l'UBL est une norme pour les données de facturation qui peuvent être traitées automatiquement par des ordinateurs.
Pourquoi l'UBL est-il important ?
Une facture PDF normale est une 'image' que les gens peuvent lire, mais que les ordinateurs ne peuvent pas traiter automatiquement. Une facture UBL contient des données structurées qui peuvent être lues directement dans un logiciel de comptabilité sans travail manuel.
Exemple :
• Traditionnel : Vous recevez une facture PDF, lisez les données et les saisissez manuellement dans votre système comptable.
• Avec UBL : Vous recevez un fichier XML UBL, votre logiciel lit automatiquement le numéro de facture, le montant, la TVA et d'autres champs et comptabilise la facture automatiquement.
Cela permet d'économiser énormément de temps, évite les fautes de frappe et accélère le processus de paiement.
Différence entre UBL, PDF et autres formats
Il existe plusieurs façons d'envoyer une facture. Voici les principales différences :
1. Facture papier
• Imprimée sur papier et envoyée par la poste
• Inconvénient : Lent, coûteux, traitement manuel requis
• De nos jours rare dans les transactions commerciales
2. Facture PDF (par e-mail)
• Document numérique qui ressemble à une facture papier
• Avantage : Rapide, bon marché, tout le monde peut l'ouvrir
• Inconvénient : Les données doivent être retapées manuellement dans le système comptable
• Le plus courant aux Pays-Bas pour le B2C et les petites entreprises
3. Facture UBL (fichier XML)
• Données structurées au format XML selon la norme UBL
• Avantage : Traitement entièrement automatique, aucune intervention humaine
• Inconvénient : Non lisible pour les humains (vous avez besoin d'un logiciel)
• Souvent combiné : XML UBL + PDF pour un traitement automatique et une version lisible par l'homme
4. EDI (Échange de Données Informatisé)
• Ancienne norme pour l'échange de messages électroniques
• Principalement utilisé dans des secteurs spécifiques (commerce de détail, logistique)
• Plus complexe et coûteux à mettre en œuvre que l'UBL
5. ZUGFeRD / Factur-X
• Format hybride : PDF avec données XML intégrées
• Principalement utilisé en Allemagne/France
• Combine les avantages UBL avec la lisibilité PDF dans un seul fichier
Tendance : L'UBL devient de plus en plus populaire car c'est une norme ouverte (gratuite, n'appartenant pas à une seule entreprise) et est prise en charge dans le monde entier.
NLCIUS : La norme UBL néerlandaise
Aux Pays-Bas, nous n'utilisons pas simplement la norme UBL internationale, mais une adaptation néerlandaise appelée NLCIUS (Netherlands Court of Audit Implementation User Specification).
Qu'est-ce que NLCIUS ?
NLCIUS est un profil néerlandais de la norme européenne de facturation EN 16931. Il contient des règles et des champs supplémentaires spécifiques à la situation néerlandaise.
Différence entre UBL et NLCIUS :
• UBL : Norme internationale avec des centaines de champs possibles
• NLCIUS : Sous-ensemble néerlandais de l'UBL avec des champs obligatoires et recommandés pour les Pays-Bas
Pourquoi NLCIUS ?
Les Pays-Bas ont des exigences spécifiques qui ne figurent pas dans la norme UBL générale :
• Règles de TVA : Catégories et taux de TVA néerlandais (21%, 9%, 0%)
• Réglementation OSS : Champs pour le guichet unique (One-Stop-Shop) pour les ventes dans l'UE
• Numéro KvK : Champ obligatoire pour le numéro de la Chambre de Commerce
• Format IBAN : Spécifications des comptes bancaires néerlandais
• Langue : Néerlandais standard, avec prise en charge du multilinguisme
Versions NLCIUS :
• NLCIUS 1.0 : Première version (2017)
• NLCIUS 2.0 : Version actuelle depuis 2020, basée sur EN 16931
• Les mises à jour suivent les développements européens
Important : Si vous facturez le gouvernement néerlandais (État, municipalités, provinces, offices des eaux), NLCIUS est obligatoire.
Quand une facture UBL est-elle obligatoire ?
Si vous devez envoyer des factures UBL dépend de vos clients et de votre secteur :
1. Obligatoire : Facturation au gouvernement néerlandais
Depuis avril 2017, l'UBL (NLCIUS) est légalement obligatoire pour toutes les factures adressées à :
• Gouvernement central (ministères, organismes d'exécution)
• Provinces
• Municipalités
• Offices des eaux
• Organismes administratifs indépendants (ZBO) tels que UWV, SVB
Seuil : À partir de 5 000 € de chiffre d'affaires annuel avec un organisme gouvernemental, vous êtes tenu d'envoyer des factures UBL. En dessous de ce seuil, vous pouvez toujours utiliser le PDF, mais de nombreuses agences n'acceptent que l'UBL.
2. Obligatoire : Fournisseurs du réseau Peppol
Si vous fournissez des entreprises connectées au réseau Peppol (Pan-European Public Procurement OnLine), vous devez souvent envoyer des factures UBL via ce réseau.
3. Souvent requis : Grands clients commerciaux
De plus en plus de grandes entreprises (surtout les multinationales et les grandes entreprises) exigent des factures UBL de leurs fournisseurs pour automatiser leur processus d'achat :
• Chaînes de vente au détail (Albert Heijn, Jumbo, etc.)
• Entreprises technologiques
• Prestataires de services logistiques
• Secteur de la construction et de l'installation
4. Optionnel mais avantageux : Ventes B2B
Pour les clients commerciaux 'ordinaires' (PME), l'UBL n'est pas obligatoire, mais de plus en plus d'entreprises le préfèrent pour automatiser leur administration.
Avenir : L'UE travaille sur une législation qui rend la facturation électronique (comme l'UBL) obligatoire pour toutes les transactions B2B, possiblement à partir de 2028.
Avantages des factures UBL
Pourquoi utiliseriez-vous des factures UBL, même si ce n'est pas obligatoire ?
Pour l'expéditeur (vous en tant que fournisseur) :
• Paiement plus rapide : Le traitement automatisé signifie que les factures sont approuvées et payées plus rapidement
• Moins d'erreurs : Pas de saisie manuelle = moins de fautes de frappe et de factures contestées
• Coûts réduits : Économisez sur le papier, l'impression, l'affranchissement et les heures administratives
• Apparence professionnelle : Montrez que vous êtes à jour technologiquement
• Conformité : Répondez automatiquement aux règles gouvernementales et aux exigences des clients
Pour le destinataire (votre client) :
• Traitement automatique : La facture est lue directement dans le système comptable
• Pas de saisie manuelle : Économisez des heures administratives
• Moins d'erreurs : Pas de fautes de frappe lors de la resaisie des données
• Approbation plus rapide : L'automatisation du flux de travail accélère le processus d'approbation interne
• Meilleur contrôle : Les données structurées facilitent les rapports et le contrôle
Environnement :
• Économie de papier : Pas d'impression ni d'envoi postal nécessaire
• Réduction de CO2 : Moins de transport de factures papier
Chiffres : Les entreprises qui passent à l'UBL/e-facturation économisent en moyenne 60-80% sur les coûts de facturation et accélèrent les délais de paiement de 20-30%.
Comment créer une facture UBL ?
Vous ne créez pas une facture UBL manuellement – vous avez besoin d'un logiciel qui génère la structure XML correcte.
Option 1 : Utiliser un logiciel de comptabilité avec export UBL
La plupart des logiciels de comptabilité modernes prennent en charge l'UBL :
• Sage/Cegid : Export et import UBL intégrés
• Exact Online : Support UBL complet
• Visma : Module UBL disponible
• Yuki : Génération UBL automatique
• Twinfield : Fonctionnalité UBL standard
Option 2 : Utiliser un logiciel de facturation spécialisé
Un logiciel comme Winkel Factuur génère automatiquement des factures UBL à côté des versions PDF :
• Vous créez une facture comme vous en avez l'habitude
• Le logiciel génère automatiquement le PDF et le XML UBL
• L'UBL est automatiquement conforme à la norme NLCIUS
• La validation vérifie si tous les champs requis sont présents
Option 3 : Services de Point d'Accès Peppol
Pour l'envoi via le réseau Peppol, vous avez besoin d'un Point d'Accès :
• Simplerinvoicing (Pagero) : Fournisseur néerlandais populaire
• Tradeshift : Acteur international
• Basware : Solution d'entreprise
• Vous envoyez des factures via leur plateforme, ils assurent le format UBL correct et la transmission
Que contient une facture UBL ?
Un fichier XML UBL contient des champs structurés tels que :
• Identification : Numéro de facture, date de facture, date d'échéance
• Fournisseur : Nom, adresse, numéro KvK, numéro de TVA, IBAN
• Client : Nom, adresse, numéro de TVA, référence
• Lignes de facture : Par ligne : description, quantité, prix unitaire, taux de TVA
• Totaux : Sous-total, montants de TVA par taux, montant total
• Informations de paiement : IBAN, délai de paiement
Le logiciel s'assure que tout cela est correctement formaté selon la norme UBL/NLCIUS.
Peppol : Le réseau de facturation européen
Peppol (Pan-European Public Procurement OnLine) est un réseau européen pour l'échange de factures électroniques et d'autres documents commerciaux.
Comment fonctionne Peppol ?
Peppol est comme un 'système e-mail pour factures' :
1. Vous envoyez une facture via votre Point d'Accès Peppol (un prestataire de services certifié)
2. Le réseau assure une transmission sécurisée
3. La facture arrive au Point d'Accès de votre client
4. Leur système traite la facture automatiquement
Avantages Peppol :
• Standardisé : Fonctionne de la même manière dans les 35+ pays Peppol
• Sécurisé : Transmission cryptée avec certification
• Fiable : Confirmation de réception et suivi
• Obligatoire pour le gouvernement : Toutes les organisations gouvernementales néerlandaises sont connectées
ID Peppol :
Chaque entreprise sur le réseau Peppol a un ID unique, souvent basé sur le numéro KvK :9999:NL[Numéro-KvK]
Exemple : 9999:NL12345678
Coûts :
L'utilisation de Peppol coûte de l'argent – vous payez votre fournisseur de Point d'Accès un abonnement mensuel (généralement 10-50 €/mois selon le volume de factures).
Quand avez-vous besoin de Peppol ?
• Lors de la facturation au gouvernement (généralement obligatoire via Digipoort ou Peppol)
• Si votre client le demande
• Pour le B2B international en Europe (de plus en plus courant)
Alternative : Digipoort
Aux Pays-Bas, vous pouvez également envoyer des factures au gouvernement via Digipoort. C'est l'ancien système, mais Peppol devient la nouvelle norme.
Valider et tester l'UBL
Une facture UBL doit être valide – c'est-à-dire conforme à toutes les règles de la norme NLCIUS. Sinon, votre facture sera rejetée.
Qu'est-ce qui est validé ?
• Champs obligatoires : Tous les champs requis sont-ils présents (numéro de facture, date, numéro de TVA, etc.) ?
• Format correct : Les dates, montants et numéros de TVA sont-ils correctement formatés ?
• Cohérence : Les totaux correspondent-ils à la somme des lignes de facture ?
• Règles Schematron : Cela répond-il à toutes les règles métier NLCIUS ?
Outils de validation gratuits :
• STPE (Simplerinvoicing Test Platform) : Validateur en ligne spécialement pour NLCIUS
→ Allez sur stpe.nl et téléchargez votre fichier XML UBL
→ Le système donne des commentaires détaillés sur les erreurs
• OpenPeppol Validator : Validateur européen pour l'UBL général
→ peppol.helger.com/public/menuitem-validation-bis3
• Logius Validator : Validateur du gouvernement néerlandais
→ validatie.simplerinvoicing.org
Erreurs courantes :
• Numéro de TVA manquant : NLCIUS exige le numéro de TVA du fournisseur
• Mauvais format de date : Doit être AAAA-MM-JJ (par ex. 2025-01-15)
• Montants sans 2 décimales : Doit être par ex. 100.00, pas 100
• Mauvais code de catégorie TVA : Utilisez S (standard), Z (zéro) ou E (exonéré)
• Les totaux ne correspondent pas : La somme des lignes doit correspondre exactement au total
Conseil : Utilisez un logiciel (comme Winkel Factuur) qui valide automatiquement avant l'envoi de la facture. Vous évitez ainsi que les factures soient rejetées.
Implémenter l'UBL dans votre entreprise : Plan par étapes
Voulez-vous passer à la facturation UBL ? Suivez ces étapes :
Étape 1 : Inventoriez votre situation
• Facturez-vous le gouvernement ? Alors l'UBL est obligatoire
• Les clients commerciaux demandent-ils l'UBL ?
• Combien de factures envoyez-vous par mois ?
• Quel logiciel de comptabilité utilisez-vous actuellement ?
Étape 2 : Choisissez une solution
• Petits volumes (<50 factures/mois) : Utilisez un logiciel de facturation avec export UBL comme Winkel Factuur
• Volumes moyens (50-500) : Connectez votre logiciel de comptabilité avec module UBL
• Grands volumes (>500) : Envisagez un Point d'Accès Peppol + connexion automatique avec ERP
Étape 3 : Testez vos factures UBL
• Créez une facture de test
• Validez via STPE.nl ou un autre validateur
• Résolvez les éventuelles erreurs
• Demandez au client d'accepter l'envoi test
Étape 4 : Informez vos clients
• Faites savoir aux clients commerciaux que vous proposez l'UBL
• Demandez s'ils ont une préférence (ID Peppol, e-mail avec pièce jointe UBL, etc.)
• Expliquez que cela permet un traitement et un paiement plus rapides
Étape 5 : Passez en direct
• Commencez à facturer via UBL
• Envoyez éventuellement aussi le PDF pour leur administration
• Surveillez si les factures sont reçues correctement
• Ajustez le processus si nécessaire
Indication de coût :
• Petites entreprises : 0-20 €/mois (de nombreux logiciels de facturation ont l'export UBL en standard)
• Connexion Peppol : 20-50 €/mois pour le Point d'Accès
• Connexions ERP d'entreprise : Unique 1 000-10 000+ € pour le sur-mesure
ROI : Vous rentabilisez souvent l'investissement en 3-6 mois grâce aux gains de temps et aux paiements plus rapides.
Questions fréquentes sur l'UBL
Dois-je arrêter les factures PDF si j'utilise l'UBL ?
Non ! La plupart des entreprises envoient à la fois UBL et PDF. L'UBL est pour le traitement automatique, le PDF pour l'archivage lisible par l'homme. De nombreux logiciels créent les deux automatiquement.
Puis-je lire les factures UBL moi-même ?
Les fichiers XML UBL sont techniquement lisibles dans un éditeur de texte, mais pas très conviviaux. Vous avez besoin d'une visionneuse UBL ou d'un logiciel de comptabilité pour les afficher proprement.
L'UBL est-il sécurisé ? La facture peut-elle être modifiée en cours de route ?
Lors de l'envoi via Peppol, les factures sont cryptées et la manipulation est pratiquement impossible. Avec l'e-mail, vous pouvez signer numériquement l'UBL ou envoyer un hachage pour vérification.
L'UBL fonctionne-t-il aussi à l'international ?
Oui ! L'UBL est une norme internationale. Cependant, chaque pays peut avoir son propre 'profil' (comme NLCIUS aux Pays-Bas, XRechnung en Allemagne). Peppol assure la compatibilité entre les pays.
Et si mon client n'a pas de logiciel UBL ?
Alors ils peuvent vous demander de continuer à utiliser simplement le PDF. L'UBL n'a de sens que si le destinataire peut le traiter automatiquement.
Puis-je aussi envoyer des avoirs via UBL ?
Oui, la norme UBL prend également en charge les avoirs, les commandes, les bons de livraison et d'autres documents commerciaux.