Waarom facturen automatisch versturen?
Als bol.com verkoper weet je hoe tijdrovend facturatie kan zijn. Voor elke bestelling moet je:
• Ordergegevens ophalen uit je bol.com account
• Een factuur opmaken met correcte BTW
• De factuur uploaden naar het klantenportaal
• Een kopie bewaren voor je administratie
Bij 10 bestellingen per dag ben je hier al snel 30-60 minuten per dag mee kwijt. Dat is 10-20 uur per maand aan administratief werk dat je beter kunt besteden aan het groeien van je business.
Met automatische facturatie gebeurt dit allemaal zonder dat jij er iets voor hoeft te doen.
Hoe werkt automatische BOL facturatie?
Automatische facturatie werkt via een koppeling met de bol.com Retailer API. Zo gaat het in zijn werk:
1. Koppeling maken
Je verbindt je bol.com verkopersaccount met facturatiesoftware zoals Winkel Factuur. Dit duurt slechts 2 minuten.
2. Automatische orderimport
Zodra er een nieuwe bestelling binnenkomt bij bol.com, wordt deze automatisch opgehaald door de software.
3. Factuur genereren
Voor elke bestelling wordt direct een BTW-conforme factuur gegenereerd, met alle verplichte elementen en in jouw huisstijl.
4. Upload naar klantenportaal
De factuur wordt automatisch geüpload naar het bol.com klantenportaal. De klant kan deze direct downloaden.
5. Archivering
Alle facturen worden veilig opgeslagen voor je administratie, met directe toegang via je dashboard.
Voordelen van automatisch versturen
De voordelen van automatische facturatie zijn enorm:
• Tijdsbesparing: Bespaar 2-4 uur per week op facturatie
• Geen fouten: Correcte BTW en bedragen, altijd
• Snelle levering: Klanten ontvangen hun factuur direct
• Professioneel: Facturen in jouw branding
• Compliant: Voldoet aan alle wettelijke eisen
• Overzicht: Alle facturen op één plek voor je boekhouding
Automatiseer je BOL facturen en bespaar uren per week.
Stap voor stap: automatisch factureren instellen
Het instellen van automatische facturatie klinkt ingewikkeld, maar het is verrassend eenvoudig. Hieronder leggen we per stap uit wat je moet doen.
Stap 1: API-gegevens ophalen bij bol.com
Log in op je bol.com verkoopaccount en ga naar Instellingen > API-instellingen. Hier genereer je een Client ID en Client Secret. Deze gegevens heb je nodig om de koppeling tot stand te brengen. Bewaar ze op een veilige plek en deel ze nooit met derden.
Stap 2: Account aanmaken bij Winkel Factuur
Ga naar dash.winkelfactuur.nl en maak een gratis account aan. Je hebt alleen een e-mailadres en wachtwoord nodig. Na registratie word je begeleid door een eenvoudige installatiewizard.
Stap 3: Bol.com account koppelen
Voer je Client ID en Client Secret in bij Winkel Factuur. De software controleert direct of de koppeling werkt. Als alles in orde is, worden je bestaande bestellingen opgehaald.
Stap 4: Factuurtemplate instellen
Upload je logo, kies je kleuren en vul je bedrijfsgegevens in. Controleer of je KVK-nummer, BTW-nummer en IBAN correct zijn. Dit zijn wettelijk verplichte gegevens op je factuur.
Stap 5: Automatisering activeren
Zet de schakelaar 'Automatisch factureren' aan. Vanaf dit moment worden alle nieuwe bestellingen automatisch verwerkt. Je kunt ook kiezen of bestaande bestellingen alsnog gefactureerd moeten worden.
Stap 6: Testfactuur controleren
Wacht op je eerstvolgende bestelling of gebruik de testfunctie om een voorbeeldfactuur te genereren. Controleer of alle gegevens kloppen voordat je het systeem volledig laat draaien.
E-mailtemplates voor facturenverzending
Naast het uploaden naar het bol.com klantenportaal kun je facturen ook per e-mail versturen. Een goed opgestelde e-mail maakt het verschil in klanttevredenheid.
Wat moet er in de e-mail staan?
• Een duidelijk onderwerp, bijvoorbeeld: 'Uw factuur voor bestelling #12345'
• Een korte begroeting met de naam van de klant
• Een verwijzing naar het bestelde product
• De factuur als PDF-bijlage
• Je contactgegevens voor vragen
Toon en stijl
Houd de e-mail kort en vriendelijk. Klanten hoeven niet door een lap tekst te bladeren om hun factuur te vinden. Een bevestiging van de bestelling plus de factuur als bijlage is voldoende.
Automatische personalisatie
Met Winkel Factuur kun je variabelen gebruiken in je e-mailtemplate. De naam van de klant, het ordernummer en het totaalbedrag worden automatisch ingevuld. Zo krijgt elke klant een persoonlijke e-mail zonder dat jij er iets voor hoeft te doen.
Je stelt de template eenmalig in en daarna wordt elke factuur met dezelfde opmaak verstuurd. Wil je de tekst aanpassen voor een bepaalde periode, bijvoorbeeld rond de feestdagen? Dan pas je het template aan en alle nieuwe facturen krijgen de nieuwe tekst.
Wanneer verstuur je de factuur: direct of na verzending?
Een veelgestelde vraag is: wanneer moet de factuur precies worden verstuurd? Er zijn twee gangbare methoden, elk met hun eigen voor- en nadelen.
Optie 1: Direct na bestelling
De factuur wordt gegenereerd zodra de bestelling binnenkomt bij bol.com. Het voordeel is dat de klant meteen een factuur ontvangt. Dit is handig voor zakelijke klanten die de factuur nodig hebben voor hun administratie. Het nadeel is dat bij een annulering of wijziging de factuur al verstuurd is en je een creditnota moet maken.
Optie 2: Na verzending
De factuur wordt pas gegenereerd nadat de bestelling is verzonden en bol.com de status op 'verzonden' heeft gezet. Dit is de veiligste optie, omdat je alleen factureert voor producten die daadwerkelijk onderweg zijn naar de klant. De meeste bol.com verkopers kiezen voor deze methode.
Wat raadt Winkel Factuur aan?
Wij raden aan om facturen te versturen na verzending. Dit voorkomt onnodige creditnota's en sluit het beste aan bij het moment dat de BTW-plicht ontstaat. In Winkel Factuur kun je dit instellen onder Instellingen > Facturatie > Trigger. Je kiest daar of de factuur wordt aangemaakt bij 'bestelling geplaatst' of bij 'bestelling verzonden'.
Voor verkopers die met voorraad werken en zelden annuleren, kan factureren bij bestelling ook prima werken. Kies de optie die het beste past bij jouw werkwijze.
Automatiseer je BOL facturen en bespaar uren per week.
Wat gebeurt er bij retouren en annuleringen?
Retouren zijn onvermijdelijk bij online verkopen. Gemiddeld wordt 5-15% van de bol.com bestellingen geretourneerd. Hoe ga je om met facturen bij retouren?
Creditnota bij retour
Als een klant een product retourneert, mag je de oorspronkelijke factuur niet aanpassen. In plaats daarvan maak je een creditnota aan. Dit is een omgekeerde factuur die het bedrag corrigeert. Winkel Factuur detecteert retouren automatisch via de bol.com API en biedt je de mogelijkheid om met een paar klikken een creditnota te genereren.
Gedeeltelijke retouren
Heeft een klant meerdere producten besteld en stuurt er maar een deel terug? Dan maak je een creditnota aan voor alleen de geretourneerde producten. Het resterende bedrag op de oorspronkelijke factuur blijft staan.
Annuleringen voor verzending
Als een bestelling wordt geannuleerd voordat deze is verzonden, en je hebt nog geen factuur verstuurd, hoef je niets te doen. Factureer je na verzending, dan is er bij een annulering dus geen factuur om te corrigeren. Dit is nog een reden waarom factureren na verzending handig is.
BTW-correctie
Een creditnota corrigeert ook de BTW-afdracht. In je BTW-dashboard bij Winkel Factuur zie je automatisch de aangepaste bedragen. Zo klopt je BTW-aangifte altijd, ook als je veel retouren hebt.
Het bijhouden van retouren en creditnota's hoeft geen hoofdpijndossier te zijn. Met de juiste software wordt dit een gestroomlijnd proces dat je weinig tijd kost.
Aan de slag met Winkel Factuur
Winkel Factuur is de eenvoudigste manier om je BOL facturen te automatiseren:
1. Maak een account aan – Gratis, zonder creditcard
2. Koppel je bol.com account – Volg de simpele wizard
3. Kies je template – Upload je logo en kies kleuren
4. Klaar! – Facturen worden nu automatisch verstuurd
Vanaf nu hoef je nooit meer handmatig facturen te maken. Alles gaat automatisch, 24/7.