BTW Factuur Eisen: De Complete Checklist voor 2026

Waarom zijn factuureisen zo belangrijk?

Facturen zijn niet alleen administratieve documenten - ze zijn de basis voor de BTW-heffing in Nederland. De Belastingdienst gebruikt facturen om:

- Te controleren of je de juiste BTW hebt berekend en afgedragen

- Te bepalen of een afnemer recht heeft op BTW-aftrek

- Fraude en ontduiking te bestrijden

Een factuur die niet aan de eisen voldoet kan worden afgewezen. Dit betekent dat jouw klant geen BTW kan aftrekken, en jij mogelijk boetes riskeert.

Verplichte gegevens op elke BTW-factuur

• 1. Factuurdatum: De datum waarop de factuur is opgesteld
• 2. Factuurnummer: Uniek en opeenvolgend nummer
• 3. Je bedrijfsgegevens: Naam en adres van je onderneming
• 4. BTW-identificatienummer: Je Nederlandse BTW-id (NL + 12 cijfers)
• 5. Klantgegevens: Naam en adres van de afnemer
• 6. BTW-nummer klant: Verplicht bij intracommunautaire leveringen
• 7. Productomschrijving: Duidelijke beschrijving van geleverde goederen/diensten
• 8. Hoeveelheid en aard: Aantal geleverde goederen of omvang van diensten
• 9. Datum levering: Wanneer zijn de goederen/diensten geleverd
• 10. Maatstaf van heffing: Bedrag exclusief BTW per tarief
• 11. BTW-tarief: 21%, 9%, 0% of vrijgesteld
• 12. BTW-bedrag: Het berekende BTW-bedrag per tarief
• 13. Totaalbedrag: Inclusief BTW

BTW-tarieven in Nederland

Nederland kent drie BTW-tarieven:

Vrijgesteld:

Sommige diensten zijn volledig vrijgesteld (medisch, onderwijs). Hier vermeld je geen BTW, maar wel de reden van vrijstelling.

Bijzondere vermeldingen

In bepaalde situaties moet je extra tekst op de factuur vermelden:

• Verlegging: 'BTW verlegd' bij intracommunautaire leveringen of diensten
• Marge-regeling: 'Bijzondere regeling - Margeregeling gebruikte goederen' bij tweedehands
• Zelf-facturatie: 'Factuur opgesteld door afnemer' als de klant zelf factureert
• Kleineondernemersregeling: Vermelding van artikel 25 Wet OB
• Vereenvoudigde factuur: Alleen toegestaan onder EUR 100

Vereenvoudigde factuur

Bij transacties tot EUR 100 mag je een vereenvoudigde factuur gebruiken. Deze hoeft minder gegevens te bevatten:

- Factuurdatum

- Je gegevens (naam/BTW-nummer)

- Omschrijving goederen/diensten

- BTW-bedrag of BTW-inclusief prijs

Let op: dit geldt niet voor intracommunautaire leveringen of verkopen aan andere landen.

Bewaartermijn

Je bent verplicht om facturen te bewaren:

- Minimaal 7 jaar voor normale transacties

- Minimaal 10 jaar voor onroerend goed

Dit geldt voor zowel uitgaande (verkoopfacturen) als inkomende (inkoopfacturen). Digitale opslag is toegestaan mits de facturen leesbaar en ongewijzigd blijven.

Verschil tussen vereenvoudigde en volledige factuur

De Nederlandse wetgeving maakt een duidelijk onderscheid tussen twee soorten facturen. Het is belangrijk om te weten wanneer je welk type mag gebruiken, want een verkeerd type kan leiden tot afwijzing door de Belastingdienst.

Volledige factuur:
Een volledige factuur is verplicht bij alle transacties boven EUR 100 en bij elke intracommunautaire levering of dienst, ongeacht het bedrag. Op een volledige factuur moeten alle dertien verplichte elementen staan die we eerder hebben beschreven. Dit is het standaardtype dat je in veruit de meeste gevallen gebruikt.

Vereenvoudigde factuur:
Bij transacties tot EUR 100 mag je een vereenvoudigde factuur uitreiken. Hierop hoeven minder gegevens te staan: de factuurdatum, je bedrijfsgegevens inclusief BTW-nummer, een omschrijving van de geleverde goederen of diensten, en het BTW-bedrag of de prijs inclusief BTW. Je hoeft geen apart factuurnummer te gebruiken en de klantgegevens zijn niet verplicht.

Wanneer mag je GEEN vereenvoudigde factuur gebruiken?
Er zijn situaties waarin een vereenvoudigde factuur niet is toegestaan, zelfs als het bedrag onder EUR 100 ligt:
- Bij intracommunautaire leveringen (verkopen aan bedrijven in andere EU-landen)
- Bij leveringen waarbij de afnemer de BTW moet voldoen (verleggingsregeling)
- Bij afstandsverkopen aan consumenten in andere EU-landen
- Bij vooruitbetalingen boven EUR 100

In de praktijk adviseren we om altijd een volledige factuur te gebruiken, ook bij kleine bedragen. Dit voorkomt fouten en is professioneler richting je klanten. Met facturatiesoftware zoals Winkel Factuur maakt het qua werkbelasting geen verschil: elke factuur wordt automatisch volledig opgesteld.

BTW-regels bij grensoverschrijdende handel binnen de EU

Als je producten of diensten levert aan klanten in andere EU-landen, gelden er aanvullende BTW-regels. Hier gaat het in de praktijk het vaakst mis, vooral bij online verkopers die zowel aan consumenten als aan bedrijven in het buitenland leveren.

Intracommunautaire leveringen (B2B):
Verkoop je goederen aan een bedrijf met een geldig BTW-nummer in een ander EU-land? Dan breng je 0% BTW in rekening. Op je factuur vermeld je verplicht:
- Het BTW-identificatienummer van je klant
- De vermelding 'BTW verlegd' of 'Intracommunautaire levering'
- De verwijzing naar artikel 138 van de BTW-richtlijn
Belangrijk: controleer het BTW-nummer van je klant altijd via het VIES-systeem van de Europese Commissie voordat je het nultarief toepast. Als het nummer ongeldig is, moet je Nederlands BTW in rekening brengen.

Afstandsverkopen aan consumenten (B2C):
Verkoop je aan consumenten in andere EU-landen? Dan val je onder de OSS-regeling (One-Stop-Shop). Sinds juli 2021 geldt er een EU-brede drempel van EUR 10.000 voor afstandsverkopen. Zit je boven deze drempel, dan factureer je het BTW-tarief van het land van de klant. Je geeft dit op via de OSS-aangifte bij de Belastingdienst in Nederland.

Diensten aan buitenlandse bedrijven:
Bij de meeste B2B-diensten geldt de hoofdregel: de BTW wordt verlegd naar het land van de afnemer. Je factureert zonder BTW en vermeldt op de factuur dat de BTW is verlegd, plus het BTW-nummer van de klant. De klant geeft de BTW aan in zijn eigen land.

Diensten aan buitenlandse consumenten:
Hier hangt het af van het type dienst. Voor elektronische diensten, telecommunicatie en omroepdiensten geldt dat je het BTW-tarief van het land van de consument moet toepassen (via OSS). Voor de meeste andere diensten geldt het Nederlandse BTW-tarief.

BTW op digitale diensten en producten

De BTW-regels voor digitale diensten verdienen extra aandacht, want hier gelden specifieke regels die afwijken van fysieke producten. Onder digitale diensten vallen onder andere: software, apps, e-books, streaming, online cursussen, webhosting en cloudservices.

Verkoop aan Nederlandse consumenten:
Je brengt 21% BTW in rekening. Voor digitale boeken en tijdschriften geldt sinds 2020 het verlaagde tarief van 9%, mits het digitale product inhoudelijk overeenkomt met een gedrukte versie.

Verkoop aan consumenten in andere EU-landen:
Je past het BTW-tarief toe van het land waar de consument woont. Bij een klant in Duitsland factureer je 19%, bij een klant in Frankrijk 20%. Je gebruikt hiervoor de OSS-regeling. Op de factuur vermeld je het buitenlandse tarief en het totaalbedrag inclusief de buitenlandse BTW.

Verkoop aan bedrijven in de EU (B2B):
De BTW wordt verlegd naar het land van de afnemer. Je factureert zonder BTW met de vermelding 'BTW verlegd'.

Verkoop buiten de EU:
Bij digitale diensten aan consumenten buiten de EU is de dienst in principe belast in het land van de consument. Je hoeft geen Nederlandse BTW te berekenen, maar je moet mogelijk BTW-plichtig worden in het land van de klant. Bij zakelijke klanten buiten de EU factureer je zonder BTW.

In alle gevallen moet je factuur duidelijk vermelden welk BTW-tarief is toegepast en waarom. Een geautomatiseerd systeem zoals Winkel Factuur past automatisch het juiste tarief toe op basis van het land en het type klant.

Bewaarplicht en digitale archivering

De bewaarplicht is een van de meest onderschatte onderdelen van de BTW-wetgeving. Veel ondernemers denken dat het bewaren van een kopie van de factuur voldoende is, maar de Belastingdienst stelt uitgebreide eisen aan de manier waarop je je administratie bewaart.

Wat moet je bewaren?
- Alle uitgaande facturen (verkoopfacturen)
- Alle inkomende facturen (inkoopfacturen)
- Creditnota's en correctiefacturen
- Documenten met betrekking tot intracommunautaire leveringen
- Documenten die de toepassing van een bijzondere regeling ondersteunen

Hoe lang bewaren?
De basisregel is 7 jaar. Dit begint te lopen aan het einde van het jaar waarin de factuur is uitgeschreven. Een factuur van maart 2026 moet je dus bewaren tot minimaal 31 december 2033. Voor onroerend goed geldt een langere termijn van 10 jaar.

Eisen aan digitale opslag:
Digitale opslag is toegestaan, maar moet aan een aantal voorwaarden voldoen:
- De facturen moeten gedurende de gehele bewaartermijn leesbaar zijn
- De oorspronkelijke gegevens mogen niet worden gewijzigd (integriteit)
- Je moet de facturen binnen redelijke termijn beschikbaar kunnen stellen aan de Belastingdienst
- De bestanden moeten doorzoekbaar en sorteerbaar zijn
- Het format mag niet verouderen (PDF/A is aan te raden)

Papieren facturen mag je digitaliseren en daarna het papieren origineel vernietigen, mits de digitale versie een getrouwe weergave is. Scannen in PDF is hiervoor voldoende. De digitale versie wordt dan het bewaarexemplaar.

Winkel Factuur slaat al je facturen automatisch op in een beveiligd digitaal archief. Alle facturen blijven gedurende de gehele bewaartermijn toegankelijk en doorzoekbaar. Je hoeft zelf niets te regelen.

Boetes en sancties bij onjuiste facturen

De Belastingdienst kan verschillende sancties opleggen als je facturen niet aan de wettelijke eisen voldoen. Het is belangrijk om deze risico's te kennen, zodat je begrijpt waarom correcte facturatie zo essentieel is.

Verzuimboete:
Als je geen factuur uitreikt terwijl dat wel verplicht is, of als je factuur niet aan de eisen voldoet, kan de Belastingdienst een verzuimboete opleggen. Deze bedraagt maximaal EUR 5.514 per overtreding (bedrag 2026). Bij een eerste overtreding wordt vaak eerst een waarschuwing gegeven.

Vergrijpboete:
Bij opzet of grove schuld kan een vergrijpboete worden opgelegd van 25% tot 100% van het te weinig betaalde belastingbedrag. Dit geldt bijvoorbeeld als je bewust onjuiste BTW-bedragen op facturen vermeldt of als je fictieve facturen uitschrijft.

Weigering BTW-aftrek:
Als je inkoopfacturen niet aan de eisen voldoen, kan de Belastingdienst de BTW-aftrek op die facturen weigeren. Dit raakt je direct in de portemonnee: je hebt de BTW betaald aan je leverancier, maar mag deze niet terugvragen. Dit is het meest voorkomende probleem in de praktijk.

Naheffingsaanslag:
De Belastingdienst kan een naheffingsaanslag opleggen als blijkt dat je te weinig BTW hebt afgedragen. Dit kan gepaard gaan met belastingrente over de te laat betaalde BTW.

In de praktijk begint de Belastingdienst meestal met een waarschuwing of een correctieverzoek. Maar bij herhaaldelijke of ernstige overtredingen worden direct boetes opgelegd. Voorkom deze risico's door je facturatie goed op orde te hebben.

Creditnota's en correctiefacturen

Maak je een fout op een factuur? Dan mag je de originele factuur niet zomaar wijzigen of verwijderen. De wetgeving schrijft een specifieke procedure voor om fouten te corrigeren.

Creditnota:
Een creditnota is het tegenovergestelde van een factuur: het is een document waarmee je een eerder gefactureerd bedrag (gedeeltelijk) terugdraait. Je gebruikt een creditnota bij:
- Retourzendingen
- Achteraf gegeven kortingen
- Fouten in de originele factuur
- Annuleringen van bestellingen

Een creditnota moet verwijzen naar de originele factuur (factuurnummer en -datum) en moet zelf ook een uniek nummer hebben. Alle verplichte gegevens die op een gewone factuur staan, moeten ook op de creditnota staan. Het BTW-bedrag op de creditnota is negatief.

Correctiefactuur:
Bij een correctiefactuur maak je eerst een creditnota aan voor de volledige originele factuur en schrijf je vervolgens een nieuwe, correcte factuur uit. Dit is de schoonste manier om een fout te herstellen en wordt door de Belastingdienst geadviseerd.

Belangrijk bij creditnota's:
- De creditnota moet duidelijk als zodanig herkenbaar zijn (vermeld 'Creditnota' of 'Creditfactuur')
- Verwijs altijd naar het originele factuurnummer
- Bewaar creditnota's net zo lang als gewone facturen (7 of 10 jaar)
- Verwerk creditnota's in je BTW-aangifte van het tijdvak waarin je ze uitreikt

Facturatie bij de kleineondernemersregeling (KOR)

De kleineondernemersregeling (KOR) is een vrijstelling van BTW voor ondernemers met een omzet tot EUR 20.000 per jaar. Als je onder de KOR valt, zijn er specifieke regels voor je facturatie.

Wat verandert er aan je factuur?
Als KOR-ondernemer breng je geen BTW in rekening aan je klanten. Op je factuur vermeld je:
- Geen BTW-bedrag
- Geen BTW-tarief
- Geen BTW-identificatienummer
- De vermelding dat geen omzetbelasting in rekening is gebracht op grond van de kleineondernemersregeling

Je factureert dus alleen de netto verkoopprijs. Het voordeel is dat je administratie eenvoudiger wordt: je hoeft geen BTW-aangifte te doen en geen BTW af te dragen.

Nadelen van de KOR:
Je mag geen BTW aftrekken op je inkopen. Als je veel investeringen doet of dure inkopen hebt, kan de KOR juist nadelig zijn. Bovendien kunnen zakelijke klanten geen BTW terugvorderen op jouw facturen, wat je minder aantrekkelijk maakt als leverancier voor B2B-klanten.

KOR en facturatie aan het buitenland:
De KOR geldt alleen voor binnenlandse prestaties. Als je diensten verricht aan bedrijven in andere EU-landen, val je voor die transacties niet onder de KOR en moet je wel een factuur uitreiken met BTW-verlegging. Dit maakt de administratie complexer dan veel KOR-ondernemers verwachten.

Winkel Factuur ondersteunt zowel facturatie met als zonder BTW. Als je de KOR-instelling activeert, worden al je facturen automatisch opgesteld zonder BTW en met de juiste wettelijke vermelding.

Automatische compliance met Winkel Factuur

Winkel Factuur genereert automatisch facturen die aan alle wettelijke eisen voldoen:

- Alle verplichte gegevens worden automatisch ingevuld

- Correcte BTW-tarieven per product

- Juiste vermeldingen bij verlegging of vrijstelling

- Automatische nummering

- Langdurige opslag voor bewaarplicht

Zo hoef je nooit meer te twijfelen of je facturen correct zijn.