Verplichte Gegevens Factuur: De Praktische Checklist

De complete checklist

Gebruik deze checklist om elke factuur te controleren:

• [ ] Factuurnummer - Uniek en opeenvolgend
• [ ] Factuurdatum - Datum van opstelling
• [ ] Jouw bedrijfsnaam - Officiële naam zoals bij KvK
• [ ] Jouw adres - Vestigingsadres
• [ ] Jouw KvK-nummer - 8 cijfers
• [ ] Jouw BTW-nummer - NL + 12 cijfers (bijv. NL123456789B01)
• [ ] Klantnaam - Volledige naam of bedrijfsnaam
• [ ] Klantadres - Volledig adres
• [ ] Klant BTW-nummer - Bij zakelijke klanten uit EU (optioneel binnenland)
• [ ] Productomschrijving - Duidelijk wat je hebt geleverd
• [ ] Aantal - Hoeveel eenheden
• [ ] Prijs per eenheid - Exclusief BTW
• [ ] BTW-tarief - 21%, 9%, 0% of vrijgesteld
• [ ] BTW-bedrag - Berekend bedrag per tarief
• [ ] Totaalbedrag - Inclusief BTW
• [ ] Leverdatum - Wanneer geleverd (indien anders dan factuurdatum)
• [ ] Betalingstermijn - Binnen hoeveel dagen betalen
• [ ] Bankgegevens - IBAN voor betaling

Extra controles voor specifieke situaties

In bepaalde situaties gelden extra eisen:

• Intracommunautaire levering: Vermelding 'BTW verlegd' + BTW-nummer klant
• Export buiten EU: Vermelding '0% BTW - Export'
• Kleineondernemersregeling: Vermelding vrijstelling artikel 25 Wet OB
• Marge-regeling: Vermelding bijzondere regeling
• Marketplace verkoop: Ordernummer van het platform

Meest vergeten elementen

Uit ervaring zien we dat deze elementen het vaakst ontbreken:

1. BTW-nummer op factuur - Veel ondernemers vergeten dit

2. Factuurnummer - Of ze gebruiken geen systeem

3. KvK-nummer - Niet verplicht maar wel gebruikelijk

4. Leverdatum - Vaak weggelaten maar soms vereist

5. BTW-specificatie per tarief - Bij gemengde tarieven

Wat gebeurt er als elementen ontbreken?

De gevolgen van onvolledige facturen kunnen serieus zijn:

Voor jou als verkoper:

- Belastingdienst kan boetes opleggen

- BTW-aangifte kan worden afgewezen

- Marketplace kan factuur weigeren

Voor je klant:

- Geen BTW-aftrek mogelijk

- Problemen bij eigen controle

- Klacht richting jou

Het loont dus om facturen goed te controleren.

Automatische controle met software

Handmatig elke factuur controleren is tijdrovend en foutgevoelig. Facturatiesoftware zoals Winkel Factuur doet dit automatisch:

- Verplichte velden: Software accepteert geen factuur zonder alle gegevens

- BTW-berekening: Automatisch correct berekend

- Nummering: Altijd opeenvolgend en uniek

- Templates: Eenmaal goed ingesteld, altijd goed

Zo hoef je nooit meer checklist af te vinken.

Het factuurnummer: regels en valkuilen

Het factuurnummer is een van de meest onderschatte verplichte gegevens. De Belastingdienst stelt specifieke eisen aan de nummering van je facturen.

De belangrijkste regels:

- Elk factuurnummer moet uniek zijn. Twee facturen mogen nooit hetzelfde nummer hebben.

- De nummering moet opeenvolgend zijn. Dat betekent niet per se dat je 1, 2, 3 moet gebruiken, maar er mogen geen onverklaarbare gaten in de reeks zitten.

- Je mag letters en cijfers combineren, bijvoorbeeld FACT-2026-001 of 20260001.

- Veel ondernemers kiezen voor een systeem met het jaartal erin, zodat ze elk jaar opnieuw beginnen met nummeren.

Veelgemaakte fouten bij factuurnummers:

- Nummers overslaan (bijv. van 005 naar 008 springen) roept vragen op bij een controle.

- Handmatig nummeren vergroot de kans op dubbele nummers.

- Bij meerdere verkoopkanalen aparte reeksen bijhouden zonder systeem leidt tot chaos.

Facturatiesoftware lost dit probleem volledig op. De software kent automatisch het volgende nummer toe en zorgt dat er geen gaten ontstaan.

BTW-nummer en KvK-nummer: wat is het verschil?

Ondernemers verwarren regelmatig het BTW-nummer met het KvK-nummer. Beide zijn belangrijk, maar dienen een ander doel.

Het KvK-nummer is je registratienummer bij de Kamer van Koophandel. Het bestaat uit 8 cijfers en is gekoppeld aan je bedrijfsinschrijving. Je krijgt dit nummer bij de oprichting van je onderneming.

Het BTW-identificatienummer (BTW-id) is je fiscale nummer voor de omzetbelasting. Voor eenmanszaken en zzp'ers veranderde dit in 2020: je BTW-id is niet meer gelijk aan je BSN. Het begint met NL, gevolgd door 9 cijfers, de letter B en nog 2 cijfers. Bijvoorbeeld: NL123456789B01.

Wanneer zet je welk nummer op de factuur?

- Je BTW-nummer is altijd verplicht op facturen.

- Je KvK-nummer is strikt genomen niet wettelijk verplicht op facturen, maar wel op al je zakelijke communicatie (briefpapier, website, e-mails). De meeste ondernemers zetten het ook op hun facturen, en dat is verstandig.

- Bij internationale handel binnen de EU is het BTW-nummer van zowel verkoper als koper verplicht.

Controleer altijd of je BTW-id klopt via de VIES-website van de Europese Commissie. Een ongeldig BTW-nummer op je factuur kan leiden tot problemen bij de BTW-aangifte.

De productomschrijving: hoe specifiek moet het?

De Belastingdienst eist dat facturen een duidelijke omschrijving bevatten van de geleverde goederen of diensten. Maar hoe specifiek moet je zijn?

De vuistregel: Een buitenstaander moet aan de hand van de factuur kunnen begrijpen wat er is geleverd.

Goede omschrijvingen:

- '3x Samsung Galaxy S24, kleur zwart, 128GB' - specifiek product met details

- 'Webdesign homepage en 5 subpagina's conform offerte 2026-015' - verwijzing naar offerte

- '40 uur consultancy periode januari 2026, project CRM-implementatie' - uren met projectnaam

Slechte omschrijvingen:

- 'Goederen' - veel te vaag

- 'Diverse producten' - niet controleerbaar

- 'Werkzaamheden' - zonder specificatie onvoldoende

Bij producten is het verstandig om artikelnummers of EAN-codes toe te voegen. Dit maakt de factuur niet alleen compliant, maar ook handig voor je eigen administratie en die van je klant.

Voor dienstverleners geldt: verwijs naar de offerte of het contract, vermeld de periode en het aantal uren. Zo voorkom je discussies achteraf.

BTW-tarieven op de factuur: wanneer welk tarief?

Nederland kent drie BTW-tarieven. Het is belangrijk dat je het juiste tarief op je factuur vermeldt, want een verkeerd tarief kan leiden tot naheffingen.

Het algemene tarief: 21%

Dit tarief geldt voor de meeste goederen en diensten. Elektronica, kleding, meubels, adviesdiensten, software - als een product of dienst niet specifiek onder een verlaagd tarief of vrijstelling valt, is 21% van toepassing.

Het verlaagde tarief: 9%

Dit tarief geldt onder andere voor voedingsmiddelen, boeken (ook e-books), medicijnen, water, en bepaalde arbeidsintensieve diensten zoals fietsenreparatie en kappersdiensten.

Het nultarief: 0%

Dit tarief geldt bij intracommunautaire leveringen (verkoop aan bedrijven in andere EU-landen) en bij export buiten de EU. Let op: je moet wel kunnen aantonen dat de goederen het land hebben verlaten.

Gemengde facturen:

Als je producten met verschillende BTW-tarieven op een factuur zet, moet je de bedragen per tarief specificeren. Je kunt niet volstaan met een gemiddeld tarief. Vermeld het subtotaal per BTW-tarief, het BTW-bedrag per tarief en het totaalbedrag.

Vrijstellingen:

Sommige diensten zijn vrijgesteld van BTW, zoals medische diensten, onderwijs en financiele diensten. Vermeld op de factuur dat het een vrijgestelde prestatie betreft, inclusief de wettelijke grondslag.

Vereenvoudigde factuur: wanneer mag dat?

Niet elke factuur hoeft alle bovengenoemde gegevens te bevatten. Voor kleine bedragen bestaat de vereenvoudigde factuur. Hieronder zie je welke gegevens verplicht zijn per factuurtype:

Wanneer mag je een vereenvoudigde factuur gebruiken?

- Het factuurbedrag is maximaal EUR 100,- inclusief BTW.

- Of het gaat om een door de Belastingdienst toegestane branche (zoals horeca of detailhandel).

Welke gegevens mag je weglaten?

Op een vereenvoudigde factuur hoef je niet te vermelden:

- Een volledig factuurnummer (een kassabonnummer volstaat)

- De naam en het adres van de afnemer

- De eenheidsprijs exclusief BTW

Welke gegevens zijn nog steeds verplicht?

- Je eigen naam, adres en BTW-nummer

- De factuurdatum

- Een omschrijving van de geleverde goederen of diensten

- Het BTW-bedrag of het bedrag inclusief BTW met vermelding van het tarief

Let op: bij verkoop aan zakelijke klanten is een vereenvoudigde factuur niet aan te raden, ook als het bedrag onder EUR 100,- blijft. Je klant heeft namelijk een volledige factuur nodig voor de BTW-aftrek.

Internationale facturen: extra verplichte gegevens

Verkoop je aan klanten buiten Nederland? Dan gelden er extra eisen voor je facturen.

Verkoop binnen de EU (intracommunautair):

Bij verkoop aan ondernemers in andere EU-landen moet je de volgende extra gegevens vermelden:

- Het BTW-identificatienummer van je klant (valideer dit altijd via VIES)

- De vermelding 'BTW verlegd' of 'Reverse charge'

- Je factureert met 0% BTW, maar moet dit expliciet vermelden

- De intracommunautaire levering moet je ook opgeven in je BTW-aangifte (rubriek 3b) en in de Opgaaf Intracommunautaire Prestaties (ICP)

Verkoop buiten de EU (export):

Bij export naar landen buiten de EU geldt het nultarief, mits je kunt aantonen dat de goederen de EU hebben verlaten. Vermeld op de factuur:

- '0% BTW - Export buiten de EU'

- Bewaar uitvoerdocumenten en verzendbewijs

Verkoop aan consumenten in de EU (B2C via OSS):

Verkoop je als webshop aan particulieren in andere EU-landen? Dan moet je boven de drempel van EUR 10.000,- het BTW-tarief van het land van de klant toepassen. Via de One Stop Shop (OSS) regeling kun je dit centraal afdragen in Nederland. Vermeld op de factuur het buitenlandse BTW-tarief en een verwijzing naar de OSS-regeling.

Het is sterk aan te raden om facturatiesoftware te gebruiken die deze internationale regels automatisch toepast. Handmatig bijhouden welk tarief waar geldt is bij meerdere EU-landen vrijwel onmogelijk.

Boetes en gevolgen bij fouten

De Belastingdienst neemt onvolledige of onjuiste facturen serieus. De mogelijke gevolgen lopen uiteen van een waarschuwing tot forse boetes.

Verzuimboete:

Bij het niet of niet tijdig uitreiken van facturen kan de Belastingdienst een verzuimboete opleggen. Deze bedraagt standaard EUR 68,- per factuur, maar kan bij herhaalde overtredingen oplopen tot EUR 5.514,- per factuur.

Vergrijpboete:

Als de Belastingdienst concludeert dat je opzettelijk onjuiste facturen hebt gemaakt (bijvoorbeeld om BTW te ontduiken), kan een vergrijpboete worden opgelegd. Deze kan oplopen tot 100% van de verschuldigde belasting.

Gevolgen voor je klant:

Een onvolledige factuur heeft ook directe gevolgen voor je klant. Als verplichte gegevens ontbreken, mag de Belastingdienst de BTW-aftrek bij je klant weigeren. Dit leidt tot ontevreden klanten en mogelijke schadeclaims.

Naheffing BTW:

Bij een controle kan de Belastingdienst BTW naheffen over facturen die niet aan de eisen voldoen. Dit geldt met terugwerkende kracht over de afgelopen 5 jaar.

Het voorkomen van deze problemen is eenvoudig: gebruik software die automatisch controleert of alle verplichte gegevens zijn ingevuld voordat de factuur wordt verstuurd.

Bewaartermijn: hoe lang moet je facturen bewaren?

In Nederland geldt een wettelijke bewaarplicht voor je administratie, inclusief facturen.

De standaard bewaartermijn is 7 jaar. Dat geldt voor alle uitgaande en inkomende facturen, creditnota's en bijbehorende documenten.

Uitzonderingen:

- Facturen die betrekking hebben op onroerend goed moeten 10 jaar worden bewaard.

- Bij grensoverschrijdende transacties binnen de EU is het verstandig om facturen ook 10 jaar te bewaren.

Digitaal bewaren mag:

Je hoeft facturen niet meer op papier te bewaren. Digitale opslag is toegestaan, mits de facturen gedurende de gehele bewaartermijn leesbaar, ongewijzigd en toegankelijk blijven. Een PDF in je cloudopslag of facturatiesoftware voldoet.

Wat moet je bewaren?

Niet alleen de factuur zelf, maar ook onderliggende documenten zoals offertes, contracten, pakbonnen en correspondentie over de levering.

Facturatiesoftware slaat je facturen automatisch op en maakt ze doorzoekbaar. Zo voldoe je moeiteloos aan de bewaarplicht en kun je bij een controle snel de juiste documenten opleveren.

Checklist voor specifieke ondernemersvormen

De verplichte gegevens op een factuur zijn voor alle ondernemers grotendeels gelijk, maar er zijn nuances per ondernemingsvorm.

Eenmanszaak / ZZP:

- Je handelsnaam zoals geregistreerd bij de KvK

- Je BTW-identificatienummer (niet je oude BTW-nummer op basis van BSN)

- Bij gebruik van de Kleineondernemersregeling (KOR): vermeld dat je bent vrijgesteld van BTW

VOF (Vennootschap onder Firma):

- De naam van de VOF (niet de namen van de vennoten)

- Het KvK-nummer van de VOF

- Het BTW-nummer van de VOF

BV (Besloten Vennootschap):

- De statutaire naam van de BV, inclusief 'B.V.'

- Het KvK-nummer

- Het BTW-nummer

- De statutaire zetel

Stichting of Vereniging:

- Als de stichting BTW-plichtig is, gelden dezelfde regels

- Vermeld het KvK-nummer en eventueel het RSIN-nummer

Ongeacht je ondernemingsvorm geldt: als je BTW-plichtig bent, moet je BTW-nummer op elke factuur staan.