Was ist UBL? Definition und Erklärung
UBL steht für Universal Business Language – ein internationaler Standard für den Austausch elektronischer Geschäftsdokumente wie Rechnungen, Gutschriften und Bestellungen.
In einfachen Worten: UBL ist eine standardisierte Sprache, in der Rechnungsdaten in einer XML-Datei gespeichert werden. Genauso wie PDF ein Standard für Dokumente ist, die überall gleich aussehen, ist UBL ein Standard für Rechnungsdaten, die von Computern automatisch verarbeitet werden können.
Warum ist UBL wichtig?
Eine normale PDF-Rechnung ist ein 'Bild', das Menschen lesen können, aber Computer nicht automatisch verarbeiten können. Eine UBL-Rechnung enthält strukturierte Daten, die ohne manuelle Arbeit direkt in Buchhaltungssoftware eingelesen werden können.
Beispiel:
• Traditionell: Sie erhalten eine PDF-Rechnung, lesen die Daten ab und geben sie manuell in Ihr Buchhaltungssystem ein.
• Mit UBL: Sie erhalten eine UBL-XML-Datei, Ihre Software liest automatisch Rechnungsnummer, Betrag, MwSt und andere Felder aus und bucht die Rechnung automatisch.
Das spart enorm viel Zeit, verhindert Tippfehler und beschleunigt den Zahlungsprozess.
Unterschied zwischen UBL, PDF und anderen Formaten
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, eine Rechnung zu versenden. Hier die wichtigsten Unterschiede:
1. Papierrechnung
• Auf Papier gedruckt und per Post verschickt
• Nachteil: Langsam, teuer, manuelle Verarbeitung erforderlich
• Heutzutage selten bei Geschäftstransaktionen
2. PDF-Rechnung (per E-Mail)
• Digitales Dokument, das wie eine Papierrechnung aussieht
• Vorteil: Schnell, günstig, jeder kann es öffnen
• Nachteil: Daten müssen manuell in Buchhaltungssystem abgetippt werden
• Am häufigsten in den Niederlanden für B2C und kleine Unternehmen
3. UBL-Rechnung (XML-Datei)
• Strukturierte Daten im XML-Format gemäß UBL-Standard
• Vorteil: Vollautomatische Verarbeitung, kein menschliches Eingreifen
• Nachteil: Für Menschen nicht lesbar (Sie benötigen Software)
• Oft kombiniert: UBL XML + PDF für sowohl automatische Verarbeitung als auch menschenlesbare Version
4. EDI (Electronic Data Interchange)
• Älterer Standard für elektronischen Nachrichtenaustausch
• Hauptsächlich in spezifischen Sektoren (Einzelhandel, Logistik) genutzt
• Komplexer und teurer zu implementieren als UBL
5. ZUGFeRD / Factur-X
• Hybridformat: PDF mit eingebetteten XML-Daten
• Hauptsächlich in Deutschland/Frankreich genutzt
• Kombiniert UBL-Vorteile mit PDF-Lesbarkeit in einer Datei
Trend: UBL wird immer beliebter, da es ein offener Standard ist (kostenlos, nicht im Besitz einer Firma) und weltweit unterstützt wird.
NLCIUS: Der niederländische UBL-Standard
In den Niederlanden verwenden wir nicht einfach den internationalen UBL-Standard, sondern eine niederländische Anpassung namens NLCIUS (Netherlands Court of Audit Implementation User Specification).
Was ist NLCIUS?
NLCIUS ist ein niederländisches Profil des europäischen Rechnungsstandards EN 16931. Es enthält zusätzliche Regeln und Felder, die spezifisch für die niederländische Situation sind.
Unterschied zwischen UBL und NLCIUS:
• UBL: Internationaler Standard mit hunderten möglichen Feldern
• NLCIUS: Niederländische Teilmenge von UBL mit erforderlichen und empfohlenen Feldern für die Niederlande
Warum NLCIUS?
Die Niederlande haben spezifische Anforderungen, die nicht im allgemeinen UBL-Standard enthalten sind:
• MwSt-Regeln: Niederländische MwSt-Kategorien und Sätze (21%, 9%, 0%)
• OSS-Regulierung: Felder für One-Stop-Shop bei EU-Verkäufen
• KvK-Nummer: Pflichtfeld für Handelskammer-Nummer
• IBAN-Format: Niederländische Bankkontospezifikationen
• Sprache: Standard Niederländisch, mit Unterstützung für Mehrsprachigkeit
NLCIUS-Versionen:
• NLCIUS 1.0: Erste Version (2017)
• NLCIUS 2.0: Aktuelle Version seit 2020, basierend auf EN 16931
• Updates folgen europäischen Entwicklungen
Wichtig: Wenn Sie der niederländischen Regierung (Staat, Gemeinden, Provinzen, Wasserverbände) Rechnungen stellen, ist NLCIUS Pflicht.
Wann ist eine UBL-Rechnung Pflicht?
Ob Sie UBL-Rechnungen versenden müssen, hängt von Ihren Kunden und der Branche ab:
1. Pflicht: Rechnungsstellung an niederländische Regierung
Seit April 2017 ist UBL (NLCIUS) gesetzlich verpflichtend für alle Rechnungen an:
• Zentralregierung (Ministerien, Ausführungsorganisationen)
• Provinzen
• Gemeinden
• Wasserverbände
• Unabhängige Verwaltungsorgane (ZBOs) wie UWV, SVB
Schwellenwert: Ab 5.000 € Jahresumsatz mit einer Regierungsbehörde sind Sie verpflichtet, UBL-Rechnungen zu senden. Unter diesem Schwellenwert dürfen Sie noch PDF verwenden, aber viele Behörden akzeptieren nur noch UBL.
2. Pflicht: Peppol-Netzwerk-Lieferanten
Wenn Sie an Unternehmen liefern, die an das Peppol-Netzwerk (Pan-European Public Procurement OnLine) angeschlossen sind, müssen Sie oft UBL-Rechnungen über dieses Netzwerk senden.
3. Oft erforderlich: Große Geschäftskunden
Immer mehr große Unternehmen (besonders Multinationale und Konzerne) verlangen UBL-Rechnungen von ihren Lieferanten, um ihren Einkaufsprozess zu automatisieren:
• Einzelhandelsketten (Albert Heijn, Jumbo, etc.)
• Technologieunternehmen
• Logistikdienstleister
• Bau- und Installationssektor
4. Optional aber vorteilhaft: B2B-Verkauf
Für 'normale' Geschäftskunden (KMU) ist UBL nicht verpflichtend, aber immer mehr Unternehmen bevorzugen es, um ihre Administration zu automatisieren.
Zukunft: Die EU arbeitet an Gesetzgebung, die elektronische Rechnungsstellung (wie UBL) für alle B2B-Transaktionen verpflichtend macht, möglicherweise ab 2028.
Vorteile von UBL-Rechnungen
Warum sollten Sie UBL-Rechnungen verwenden, auch wenn es nicht Pflicht ist?
Für den Absender (Sie als Lieferant):
• Schnellere Zahlung: Automatisierte Verarbeitung bedeutet, dass Rechnungen schneller genehmigt und bezahlt werden
• Weniger Fehler: Keine manuelle Eingabe = weniger Tippfehler und bestrittene Rechnungen
• Niedrigere Kosten: Sparen Sie Papier, Druck, Porto und Verwaltungsstunden
• Professionelles Auftreten: Zeigen Sie, dass Sie technologisch auf dem neuesten Stand sind
• Compliance: Erfüllen Sie automatisch Regierungsregeln und Kundenanforderungen
Für den Empfänger (Ihr Kunde):
• Automatische Verarbeitung: Rechnung wird direkt in Buchhaltungssystem eingelesen
• Keine manuelle Eingabe: Sparen Sie Verwaltungsstunden
• Weniger Fehler: Keine Tippfehler beim Abtippen von Daten
• Schnellere Genehmigung: Workflow-Automatisierung beschleunigt internen Genehmigungsprozess
• Bessere Kontrolle: Strukturierte Daten machen Berichterstattung und Kontrolle einfacher
Umwelt:
• Papiersparend: Kein Drucken und Postversand nötig
• CO2-Reduktion: Weniger Transport von Papierrechnungen
Zahlen: Unternehmen, die auf UBL/E-Invoicing umsteigen, sparen durchschnittlich 60-80% an Rechnungskosten und beschleunigen Zahlungsziele um 20-30%.
Wie erstellen Sie eine UBL-Rechnung?
Sie erstellen eine UBL-Rechnung nicht manuell – Sie benötigen Software, die die korrekte XML-Struktur generiert.
Option 1: Buchhaltungssoftware mit UBL-Export nutzen
Die meiste moderne Buchhaltungssoftware unterstützt UBL:
• Lexware/sevDesk: UBL-Export und -Import eingebaut
• Exact Online: Voller UBL-Support
• Visma: UBL-Modul verfügbar
• Yuki: Automatische UBL-Generierung
• Twinfield: UBL-Funktionalität Standard
Option 2: Spezialisierte Rechnungssoftware nutzen
Software wie Winkel Factuur generiert automatisch UBL-Rechnungen neben PDF-Versionen:
• Sie erstellen eine Rechnung wie gewohnt
• Software generiert automatisch sowohl PDF als auch UBL XML
• UBL entspricht automatisch NLCIUS-Standard
• Validierung prüft, ob alle erforderlichen Felder vorhanden sind
Option 3: Peppol Access Point Dienste
Für den Versand über das Peppol-Netzwerk benötigen Sie einen Access Point:
• Simplerinvoicing (Pagero): Beliebter niederländischer Anbieter
• Tradeshift: Internationaler Player
• Basware: Enterprise-Lösung
• Sie senden Rechnungen über deren Plattform, sie sorgen für korrektes UBL-Format und Übermittlung
Was steht in einer UBL-Rechnung?
Eine UBL-XML-Datei enthält strukturierte Felder wie:
• Identifikation: Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Fälligkeitsdatum
• Lieferant: Name, Adresse, KvK-Nummer, MwSt-Nummer, IBAN
• Kunde: Name, Adresse, MwSt-Nummer, Referenz
• Rechnungszeilen: Pro Zeile: Beschreibung, Menge, Einzelpreis, MwSt-Satz
• Summen: Zwischensumme, MwSt-Beträge pro Satz, Gesamtbetrag
• Zahlungsinformationen: IBAN, Zahlungsziel
Die Software stellt sicher, dass all dies korrekt gemäß UBL/NLCIUS-Standard formatiert ist.
Peppol: Das europäische Rechnungsnetzwerk
Peppol (Pan-European Public Procurement OnLine) ist ein europäisches Netzwerk für den Austausch elektronischer Rechnungen und anderer Geschäftsdokumente.
Wie funktioniert Peppol?
Peppol ist wie ein 'E-Mail-System für Rechnungen':
1. Sie senden eine Rechnung über Ihren Peppol Access Point (einen zertifizierten Dienstleister)
2. Das Netzwerk sorgt für sichere Übermittlung
3. Die Rechnung kommt beim Access Point Ihres Kunden an
4. Deren System verarbeitet die Rechnung automatisch
Peppol Vorteile:
• Standardisiert: Funktioniert in allen 35+ Peppol-Ländern gleich
• Sicher: Verschlüsselte Übermittlung mit Zertifizierung
• Zuverlässig: Empfangsbestätigung und Tracking
• Pflicht für Regierung: Alle niederländischen Regierungsorganisationen sind angeschlossen
Peppol ID:
Jedes Unternehmen im Peppol-Netzwerk hat eine eindeutige ID, oft basierend auf KvK-Nummer:9999:NL[KvK-Nummer]
Beispiel: 9999:NL12345678
Kosten:
Die Nutzung von Peppol kostet Geld – Sie zahlen Ihrem Access Point Provider ein monatliches Abonnement (meist 10-50 €/Monat je nach Rechnungsvolumen).
Wann brauchen Sie Peppol?
• Bei Rechnungsstellung an Regierung (meist Pflicht über Digipoort oder Peppol)
• Wenn Ihr Kunde danach fragt
• Für internationales B2B innerhalb Europas (immer häufiger)
Alternative: Digipoort
In den Niederlanden können Sie Rechnungen an die Regierung auch über Digipoort senden. Dies ist das ältere System, aber Peppol wird der neue Standard.
UBL validieren und testen
Eine UBL-Rechnung muss valide sein – das heißt, alle Regeln des NLCIUS-Standards erfüllen. Sonst wird Ihre Rechnung abgelehnt.
Was wird validiert?
• Pflichtfelder: Sind alle erforderlichen Felder vorhanden (Rechnungsnummer, Datum, MwSt-Nummer, etc.)?
• Korrektes Format: Sind Daten, Beträge und MwSt-Nummern korrekt formatiert?
• Konsistenz: Stimmen die Summen mit der Summe der Rechnungszeilen überein?
• Schematron-Regeln: Erfüllt es alle NLCIUS-Geschäftsregeln?
Kostenlose Validierungs-Tools:
• STPE (Simplerinvoicing Test Platform): Online-Validator speziell für NLCIUS
→ Gehen Sie zu stpe.nl und laden Sie Ihre UBL-XML-Datei hoch
→ System gibt detailliertes Feedback zu Fehlern
• OpenPeppol Validator: Europäischer Validator für allgemeines UBL
→ peppol.helger.com/public/menuitem-validation-bis3
• Logius Validator: Niederländischer Regierungs-Validator
→ validatie.simplerinvoicing.org
Häufige Fehler:
• Fehlende MwSt-Nummer: NLCIUS erfordert MwSt-Nummer des Lieferanten
• Falsches Datumsformat: Muss YYYY-MM-DD sein (z.B. 2025-01-15)
• Beträge ohne 2 Dezimalstellen: Muss z.B. 100.00 sein, nicht 100
• Falscher MwSt-Kategorie-Code: Verwenden Sie S (Standard), Z (Null) oder E (Befreit)
• Summen stimmen nicht: Summe der Zeilen muss exakt mit Gesamtsumme übereinstimmen
Tipp: Nutzen Sie Software (wie Winkel Factuur), die automatisch validiert, bevor die Rechnung gesendet wird. Dann verhindern Sie, dass Rechnungen abgelehnt werden.
UBL in Ihrem Unternehmen implementieren: Schritt-für-Schritt-Plan
Wollen Sie auf UBL-Rechnungsstellung umsteigen? Folgen Sie diesen Schritten:
Schritt 1: Inventarisieren Sie Ihre Situation
• Stellen Sie der Regierung Rechnungen? Dann ist UBL Pflicht
• Fragen Geschäftskunden nach UBL?
• Wie viele Rechnungen versenden Sie pro Monat?
• Welche Buchhaltungssoftware nutzen Sie jetzt?
Schritt 2: Wählen Sie eine Lösung
• Kleine Volumina (<50 Rechnungen/Monat): Nutzen Sie Rechnungssoftware mit UBL-Export wie Winkel Factuur
• Mittlere Volumina (50-500): Verbinden Sie Ihre Buchhaltungssoftware mit UBL-Modul
• Große Volumina (>500): Erwägen Sie Peppol Access Point + automatische Verbindung mit ERP
Schritt 3: Testen Sie Ihre UBL-Rechnungen
• Erstellen Sie eine Testrechnung
• Validieren Sie via STPE.nl oder anderen Validator
• Beheben Sie eventuelle Fehler
• Bitten Sie Kunden, Testversand zu akzeptieren
Schritt 4: Informieren Sie Ihre Kunden
• Lassen Sie Geschäftskunden wissen, dass Sie UBL anbieten
• Fragen Sie, ob sie eine Präferenz haben (Peppol ID, E-Mail mit UBL-Anhang, etc.)
• Erklären Sie, dass dies schnellere Verarbeitung und Zahlung bringt
Schritt 5: Gehen Sie live
• Starten Sie Rechnungsstellung via UBL
• Senden Sie eventuell auch PDF für deren Administration
• Überwachen Sie, ob Rechnungen korrekt empfangen werden
• Passen Sie Prozess wo nötig an
Kostenindikation:
• Kleine Unternehmen: 0-20 €/Monat (viele Rechnungssoftware hat UBL-Export Standard)
• Peppol-Verbindung: 20-50 €/Monat für Access Point
• Enterprise ERP-Verbindungen: Einmalig 1.000-10.000+ € für Maßanfertigung
ROI: Die Investition verdienen Sie oft innerhalb von 3-6 Monaten durch Zeitersparnis und schnellere Zahlungen zurück.
Häufig gestellte Fragen zu UBL
Muss ich PDF-Rechnungen stoppen, wenn ich UBL nutze?
Nein! Die meisten Unternehmen senden sowohl UBL als auch PDF. Das UBL ist für automatische Verarbeitung, das PDF für menschenlesbare Archivierung. Viele Software erstellt beides automatisch.
Kann ich UBL-Rechnungen selbst lesen?
UBL-XML-Dateien sind technisch in einem Texteditor lesbar, aber nicht sehr benutzerfreundlich. Sie benötigen einen UBL-Viewer oder Buchhaltungssoftware, um sie ordentlich anzuzeigen.
Ist UBL sicher? Kann die Rechnung unterwegs geändert werden?
Bei Versand via Peppol sind Rechnungen verschlüsselt und Manipulation ist praktisch unmöglich. Bei E-Mail können Sie das UBL digital signieren oder einen Hash zur Verifizierung mitsenden.
Funktioniert UBL auch international?
Ja! UBL ist ein internationaler Standard. Allerdings kann jedes Land sein eigenes 'Profil' haben (wie NLCIUS in den Niederlanden, XRechnung in Deutschland). Peppol sorgt für Kompatibilität zwischen Ländern.
Was, wenn mein Kunde keine UBL-Software hat?
Dann können sie Sie bitten, einfach weiterhin PDF zu nutzen. UBL macht nur Sinn, wenn der Empfänger es automatisch verarbeiten kann.
Kann ich auch Gutschriften via UBL versenden?
Ja, der UBL-Standard unterstützt auch Gutschriften, Bestellungen, Lieferscheine und andere Geschäftsdokumente.