Factuur Opstellen: Complete Gids voor Beginners

Factuur Opstellen: Stap-voor-Stap Handleiding

Een correcte factuur bevat minimaal je bedrijfsgegevens, klantgegevens, uniek factuurnummer, datum, omschrijving van de prestatie, bedrag exclusief BTW en het BTW-bedrag.

Het correct opstellen van een factuur met alle wettelijke vereisten is complex voor beginnende ondernemers. Gebruik een stapsgewijze facturatietool die je door het proces leidt en automatisch aan alle eisen voldoet.

Je eerste factuur maken kan overweldigend zijn. Wat moet erop staan? Hoe nummer je ze? Wat is het verschil tussen ex en incl BTW? In deze handleiding nemen we je stap voor stap mee door het opstellen van een correcte, professionele factuur.

Samenvatting

Een correcte factuur bevat minimaal bedrijfsgegevens, klantgegevens, factuurnummer, datum, omschrijving, bedrag exclusief BTW en BTW-bedrag.
Factuurnummers moeten uniek en opeenvolgend zijn; gaten of dubbele nummers zijn niet toegestaan.
Vermeld altijd de prijs exclusief BTW, het BTW-tarief en het BTW-bedrag als aparte posten op de factuur.
Een standaard betalingstermijn is 14 of 30 dagen; vermeld deze duidelijk onderaan de factuur.

Winkel Factuur Team, Facturatie Experts

17 januari 2025

8 min leestijd

FacturatieBeginnersHandleidingAdministratieTips

De basisstructuur van een factuur

Een goede factuur heeft een logische structuur die het makkelijk maakt om alle informatie te vinden:

Bovenaan:

- Je bedrijfslogo en naam

- Je adres en contactgegevens

- KvK en BTW-nummer

Rechtsboven:

- Factuurdatum

- Factuurnummer

- Betalingstermijn

Linksonder header:

- Klantgegevens (naam, adres)

- Eventueel klant BTW-nummer

Midden:

- Productregels met beschrijving, aantal, prijs

- BTW-specificatie

- Totaalbedrag

Onderaan:

- Betalingsinstructies

- Bankgegevens (IBAN)

Stap 1: Je eigen gegevens

Begin met het invullen van je eigen bedrijfsgegevens. Dit zijn verplichte elementen:

Bedrijfsnaam: De officiële naam zoals ingeschreven bij de KvK
Adres: Volledig vestigingsadres
KvK-nummer: Je 8-cijferige KvK-inschrijfnummer
BTW-identificatienummer: NL + 12 cijfers (bijv. NL123456789B01)
Contactgegevens: Telefoon en/of e-mail (optioneel maar handig)

Stap 2: Klantgegevens

Vul de gegevens van je klant correct in:

- Particuliere klant: Naam en adres

- Zakelijke klant: Bedrijfsnaam, adres en bij EU-verkoop ook BTW-nummer

Let op: gebruik exact de gegevens zoals de klant ze heeft opgegeven. Fouten in klantgegevens kunnen leiden tot problemen bij BTW-controles.

Zelf facturen maken is tijdrovend

Laat Winkel Factuur automatisch professionele facturen genereren voor al je verkopen. Nooit meer handmatig opstellen.

Probeer gratis Of probeer onze gratis tools

Stap 3: Factuurdetails

Factuurnummer: Kies een systeem en houd je eraan (bijv. 2025-001)
Factuurdatum: De datum van vandaag
Leverdatum: Wanneer is het product/dienst geleverd?
Betalingstermijn: Standaard 14 of 30 dagen
Referentie: Optioneel, voor ordernummer of projectcode

Stap 4: Productregels

Het hart van je factuur: wat heb je geleverd?

Elke regel bevat:

- Omschrijving: Duidelijke beschrijving van het product/dienst

- Aantal: Hoeveel eenheden (stuks, uren, dagen, etc.)

- Prijs per eenheid: Ex BTW

- Totaal: Aantal × prijs

Voorbeeld:

|--------------|--------|-------|--------|

| Website ontwikkeling | 20 uur | €75,00 | €1.500,00 |

| Hosting pakket | 1 jaar | €120,00 | €120,00 |

Stap 5: BTW berekenen

Nu moet je de BTW berekenen. In Nederland zijn de tarieven:

- 21% - Standaardtarief (meeste producten/diensten)

- 9% - Verlaagd tarief (voedsel, boeken, geneesmiddelen)

- 0% - Export of intracommunautair

Voorbeeld berekening (21% BTW):

- Subtotaal: €1.620,00

- BTW 21%: €340,20

- Totaal: €1.960,20

Als je producten met verschillende tarieven hebt, splits ze per BTW-tarief.

Zelf facturen maken is tijdrovend

Laat Winkel Factuur automatisch professionele facturen genereren voor al je verkopen. Nooit meer handmatig opstellen.

Probeer gratis Of probeer onze gratis tools

Stap 6: Betalingsinformatie

Maak het je klant makkelijk om te betalen:

- Bankrekening: IBAN (bijv. NL91 ABNA 0417 1643 00)

- Tenaamstelling: Op naam van je bedrijf

- Betalingskenmerk: Factuurnummer of klantnummer

- Betalingstermijn: 'Betalen binnen 14 dagen'

Optioneel kun je ook iDEAL of PayPal links toevoegen voor directe betaling.

Veelgemaakte fouten

BTW-nummer vergeten: Verplicht op elke factuur
Onduidelijke omschrijving: 'Werkzaamheden' is te vaag
Fouten in bedragen: Controleer je berekeningen
Geen betalingstermijn: Maak duidelijk wanneer je betaling verwacht
Vergeten te versturen: Een factuur in de la helpt niet

Veelgestelde vragen

Welke structuur moet een factuur hebben?

Een goede factuur bevat bovenaan je bedrijfslogo, naam en contactgegevens met KvK- en BTW-nummer. Rechtsboven staan de factuurdatum, het factuurnummer en de betalingstermijn. Daaronder volgen de klantgegevens, productregels met bedragen, BTW-specificatie en onderaan de betalingsinstructies met IBAN.

Hoe kies ik een factuurnummeringssysteem?

Kies een systeem dat logisch en opeenvolgend is, zoals jaar-volgnummer (2026-001, 2026-002). Houd je consequent aan het gekozen systeem en laat geen gaten vallen in de nummering. Gaten of dubbele nummers roepen vragen op bij de Belastingdienst.

Welk BTW-tarief moet ik toepassen op mijn factuur?

Nederland kent drie tarieven: 21% voor de meeste producten en diensten, 9% voor eerste levensbehoeften zoals voedsel, boeken en medicijnen, en 0% bij export of intracommunautaire leveringen. Als je producten met verschillende tarieven factureert, splits je deze per BTW-tarief.

Hoe gedetailleerd moet de omschrijving op een factuur zijn?

De omschrijving moet duidelijk en specifiek zijn. 'Werkzaamheden januari' is te vaag. Vermeld liever wat je precies hebt geleverd, inclusief aantal eenheden (stuks, uren, dagen) en de prijs per eenheid exclusief BTW. Dit voorkomt misverstanden en problemen bij controles.

Wat is een veelgemaakte fout bij het opstellen van facturen?

De meest voorkomende fouten zijn het vergeten van je BTW-nummer, te vage omschrijvingen, gaten in de factuurnummering, verkeerde BTW-tarieven en het te laat versturen van facturen. Volgens de wet moet je uiterlijk op de 15e van de maand na levering factureren.